Tout en étant elle aussi fortement impactée par la pandémie de SARS-CoV-2, la Direction des systèmes d’information (DSI) a développé en 2020 un projet d’envergure pour faciliter le lien entre le CHUV et les médecins de ville. Elle a également renforcé la sécurité informatique et finalisé le Schéma directeur des systèmes d’information.
Lorsque la pandémie de COVID-19 a commencé, en mars 2020, environ 4000 collaboratrices et collaborateurs du CHUV sont passés au télétravail. Effectué en quelques jours, ce changement massif a demandé à la Direction des systèmes d’information de renforcer les infrastructures informatiques et de les sécuriser. Ces mesures concernaient en particulier les serveurs VPN, la connexion à internet du CHUV, dont le débit a été multiplié par dix, ainsi que la téléphonie fixe. Par ailleurs, durant les premières semaines de la crise, les demandes de support à la hotline de la DSI ont quadruplé.
Dans le domaine des soins, il a constamment fallu modifier les applications cliniques pour s’adapter à l’extension des structures d’urgences et de soins intensifs. Afin de permettre le suivi clinique et la production d’indicateurs liés au COVID-19, de nouveaux écrans ont été réalisés, ainsi que des tableaux de bord spécifiques. Des interfaces d’échanges de données avec les partenaires du CHUV ont également été mises en place.
Un projet en cours a par ailleurs été accéléré, ce qui a permis d’offrir très rapidement un système de visioconférence sécurisé aux collaboratrices et collaborateurs du CHUV. Cet outil a aussi été utilisé pour effectuer des téléconsultations.
Enfin, pour accompagner certaines activités spécifiques à la crise du COVID-19, plusieurs applications ont été créées. Elles ont servi entre autres à contrôler les visites, à gérer les garderies et à fixer des rendez-vous pour les tests de COVID-19.
Retrouvez le détail des mesures mises en place au CHUV dans la Rétrospective COVID-19.
Pierre Valentin, responsable du domaine eHealth, adjoint du groupe projet, Direction des systèmes d’information
Afin que les médecins puissent adresser leurs requêtes de façon simple, la Direction des systèmes d’information a créé une plateforme web qui facilite aussi bien le travail des praticiennes et praticiens que des services de l’hôpital.
Adresser une patiente ou un patient au CHUV, est-ce facile pour les médecins généralistes? En théorie oui: il suffit de joindre le service concerné, puis d’envoyer un dossier. Mais en pratique, les choses ne sont pas toujours simples. Aux Etats-Unis, des études montrent que la moitié des demandes des médecins de ville finissent dans un cul-de-sac hospitalier, ou ne sont pas correctement suivies. Des informations manquent, le dossier arrive à la mauvaise adresse ou reçoit une réponse trop tardive... Une telle évaluation n’existe pas pour la Suisse, mais le problème existe. Malgré toutes les bonnes volontés de part et d’autre, la relation entre médecins de ville et spécialistes hospitaliers se heurte à des obstacles qui peuvent retarder un diagnostic et, par conséquent, péjorer la prise en charge d’une patiente ou d’un patient.
Afin de remédier à ce problème, la Direction des systèmes d’information et la Direction médicale ont lancé un projet informatique intitulé «RÉFÉRER». Ce programme, spécialement conçu pour la bonne marche de cette relation entre le CHUV et les médecins de ville, comprend plusieurs volets. Le premier consiste en un portail internet unique sur lequel l’ensemble des médecins à l’extérieur du CHUV peuvent adresser des demandes en consultant un catalogue des prestations proposées par l’hôpital. Un tel corpus commun n’existait pas auparavant. Il a donc fallu que les services du CHUV dressent la liste de leurs spécialités. Il est par ailleurs nécessaire que l’accès à ce catalogue soit le plus simple possible. Afin d’éviter que les médecins n’aient à créer un compte supplémentaire pour utiliser le nouveau portail web, le CHUV a noué un partenariat avec la Société vaudoise de médecine (SVM) ainsi qu’avec la société Health Info Net, qui rassemble 20’000 comptes de médecins en Suisse. Ces médecins peuvent ainsi utiliser la nouvelle plateforme en utilisant les mêmes identifiants que pour ces associations.
Il ne suffit cependant pas que les médecins de ville aient une vision d’ensemble de l’offre du CHUV grâce au catalogue et puissent facilement envoyer leurs demandes aux bonnes personnes. Encore faut-il que les services du CHUV utilisent eux aussi les bons instruments pour traiter rapidement les requêtes. Au premier volet du projet, la DSI a donc ajouté une fonction aux outils informatiques déjà utilisés par les secrétariats de l’hôpital. Ces derniers utilisent le programme Medex pour la gestion quotidienne de leur service. Ils disposent désormais d’un outil supplémentaire intitulé Medin. Intégrée au premier, cette interface récolte spécifiquement les demandes des médecins extérieur·e·s à l’hôpital.
Grâce au portail med.chuv.ch, les médecins de ville ont désormais la possibilité d’adresser quatre types de demandes à l’hôpital. Elles et ils peuvent demander un rendez-vous pour leur patiente ou patient, solliciter une hospitalisation sans passer par les urgences ou, plus simplement, demander un avis médical à des spécialistes précis. Elles et ils peuvent enfin demander un extrait du dossier médical constitué pendant le parcours de la patiente ou du patient lors de son séjour au CHUV. Les fonctionnalités de ce nouveau portail permettent également aux médecins de suivre pas à pas l’avancement de leurs demandes au sein de l’institution hospitalière.
Déjà accessible en 2020, mais testée avec un nombre limité de médecins, la plateforme med.chuv.ch devrait se généraliser en 2021 auprès de toutes et tous les médecins référent·e·s qui ont besoin d’adresser leurs patientes et patients au CHUV. L’hôpital va également y trouver son avantage: grâce à des demandes mieux ciblées, des informations plus uniformes et plus accessibles, les charges administratives des services vont s’alléger. Et tandis que certains services de l’hôpital finissent de répertorier leurs prestations pour compléter le catalogue, la DSI espère simplifier davantage encore le travail des médecins référent·e·s. L’idéal serait que chacune et chacun, en plus du portail du CHUV, puisse également utiliser son logiciel de cabinet pour envoyer une demande à l’hôpital. Ce service demande cependant que les éditeurs des divers logiciels médicaux acceptent d’y implanter un plug-in spécifiquement orienté vers le CHUV. La panoplie serait alors complète.
Afin de répondre aux recommandations d’audit du Contrôle cantonal des finances sur la gestion de la sécurité des systèmes d’information, le CHUV a décidé de renforcer l’équipe de sécurité de la Direction des systèmes d’information. Pour cette raison, en plus du poste de responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI), la DSI a créé un poste de responsable de la sécurité opérationnelle (RSO). Dans une période troublée où les cyberattaques se sont multipliées et ont paralysé plusieurs hôpitaux en Europe, une nouvelle RSSI et un nouveau RSO sont désormais à pied d’œuvre depuis avril 2020, afin d’assurer la sécurité du système d’information du CHUV.
Une des premières activités de ces deux responsables a été d’élaborer une feuille de route des projets de sécurité de l’information, que la Sécurité des systèmes d’information et le Comité de direction du CHUV ont ensuite validée.
Cette feuille de route se décline sur deux axes:
1. Le renforcement des défenses informatiques
2. Le renforcement de la réactivité en cas d’incident
Le cœur de la stratégie consiste à mettre en place un système de management de la sécurité des systèmes d’information (SMSI) au cours des trois prochaines années. La première phase d’analyse et de définition du programme a été réalisée en 2020. La mise en œuvre a été prévue pour le début de l’année 2021. L’objectif principal de ce programme est de réviser les processus IS/IT, avant de les améliorer en se basant sur les bonnes pratiques de la norme de sécurité ISO 27001.
Dans ce cadre, la révision des plans de continuité et de reprise d’activités permettra de renforcer la résilience des processus critiques en cas d’indisponibilité partielle ou totale du système d’information. Lancée fin 2020, cette révision s’appuiera dès 2021 sur des tests menés en collaboration avec les directions métiers du CHUV.
L’arrivée d’un responsable dédié a permis de mieux formaliser la gestion des vulnérabilités, de renforcer la sécurité des systèmes dès leur conception, et de systématiser les analyses de risques dans les processus de projets et d’acquisitions. Chacun de ces axes de sécurité opérationnelle sera renforcé dans les prochaines années.
Les collaboratrices et collaborateurs du CHUV étant le premier rempart de la sécurité de l’information, la DSI a fourni un effort important durant l’année 2020 pour les informer et les sensibiliser à la sécurité informatique. Ces programmes seront reconduits et étendus en 2021, de même que les années suivantes.
Enfin, dans le but d’améliorer de façon continue la gestion des données et des systèmes d’information au sein des services, une méthodologie simple d’états des lieux ou d’audits ciblés a été développée. Elle est désormais utilisée.
Le Schéma directeur des systèmes d’information décrit la vision informatique qui sous-tend le Plan stratégique du CHUV. Il constitue une feuille de route qui permet de guider les activités de la Direction des systèmes d’information et du CHUV sur les plans technique, organisationnel et humain durant les cinq prochaines années.
Après avoir été validé par le Comité de direction du CHUV, le schéma directeur 2019-2023 a été présenté au printemps 2020 à Rebecca Ruiz, cheffe du Département de la santé et de l’action sociale du canton de Vaud.
