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Délai d’envoi des lettres de sortie

Lorsqu’un patient sort du CHUV pour rentrer chez lui, ou lorsqu’il est transféré dans un autre établissement de soins, le service qui l’a pris en charge communique un résumé de sa situation clinique à son médecin traitant. Le médecin référent du patient à l’hôpital élabore une lettre de sortie, soit un document de synthèse qui décrit la situation de la personne soignée, les investigations réalisées, les résultats obtenus et les traitements initiés durant son hospitalisation. Il est primordial que la lettre de sortie soit transmise rapidement.

Il est primordial que la lettre de sortie soit transmise rapidement.

Il est primordial que ce document soit transmis rapidement. La lettre de sortie permet au médecin traitant de comprendre au mieux le parcours que son patient a suivi durant son séjour au CHUV. Plus le délai de transmission est court, plus la transition entre l’hôpital et le médecin traitant, ou un autre établissement, sera optimale, et plus on évite une rupture potentielle dans la continuité des soins.

Il faut savoir par ailleurs que la facturation du séjour d’un patient au CHUV s’établit sur la base de la lettre de sortie. Ce document a donc également une grande importance pour le suivi administratif de l’hôpital.

Le CHUV a fixé le délai idéal de transmission de la lettre de sortie à huit jours au plus tard après que le patient a quitté l’hôpital. Bien qu’encore difficile à atteindre, cette cible est incontournable.

Délai d’envoi des lettres de sortie

Le taux de lettres de sortie envoyées dans les huit jours après la sortie du patient de l’hôpital n’atteint pas encore l’objectif fixé. De 2013 à 2015, le délai d’envoi moyen est tout de même passé de près de 28 jours à un peu plus de 18 jours. Des efforts doivent encore être fournis, mais cette diminution montre une attention soutenue de la part des différents services cliniques, afin de transmettre la lettre de sortie dans un délai toujours plus court au médecin traitant.

Proportion de lettres envoyées dans les huit jours suivant la sortie

Nombre de séjours (éligibles) sortis

Délai moyen de production de la lettre

Des étapes à simplifier

Personnes de référence :

Anne-Claude Griesser, directrice médicale adjointe
Estelle Lécureux, responsable des indicateurs cliniques

Fixé par le CHUV à huit jours, le délai moyen d’envoi des lettres de sortie est encore loin de sa cible. Explications et solutions pour y parvenir.

Dans certains hôpitaux, les patients peuvent emmener leur lettre de sortie en rentrant chez eux. Bien que le CHUV se soit donné plusieurs jours pour transmettre ce document, le délai moyen est encore loin de l’objectif fixé. Pour quelles raisons ?

Un document important

Contrairement à ce que sa dénomination peut laisser entendre, la lettre de sortie est un document important, qui comprend plusieurs parties. Certaines peuvent être élaborées rapidement, comme le résumé des résultats de laboratoire ; d’autres au contraire peuvent se révéler compliquées.

Si une personne en bonne santé habituelle séjourne quelques jours pour un problème et un traitement courants, comme une opération des amygdales ou d’une hernie, le document sera simple à réaliser. Le CHUV prend cependant en charge beaucoup de patients qui souffrent de plusieurs maladies et problèmes à la fois, et qui passent par des interventions complexes. Pour ce type de cas, donner une idée aussi précise que synthétique d’un parcours parfois long, ainsi que du raisonnement qui a guidé une prise en charge compliquée, représente un travail important. Le médecin traitant, qui reprend les soins de son patient après l’hôpital, doit pouvoir s’appuyer sur un document complet et fiable. La lettre de sortie servira également lors d’une prise en charge future au sein du CHUV ou d’un autre établissement.

Une élaboration à plusieurs mains

Le premier auteur d’une lettre de sortie est le médecin assistant qui a suivi le patient pendant son séjour. Son travail de synthèse et de documentation est ensuite supervisé par un chef de clinique ou un médecin cadre, qui doit éventuellement procéder à des corrections ; puis, dans certaines situations, le chef du service signe l’ensemble du dossier. Au travail de ces différents intervenantes et intervenants s’ajoute celui du secrétariat qui retranscrit la lettre de sortie et effectue les corrections nécessaires. Ce processus demande du temps, afin d’éviter toute erreur. Le processus pour élaborer la lettre de sortie n’a pas encore été complètement modifié.

Le processus pour élaborer la lettre de sortie n’a pas encore été complètement modifié.

Chacune de ces étapes représente un goulet d’étranglement potentiel. Les médecins assistants, de même que leurs supérieurs occupés par les activités cliniques, peuvent ne pas être suffisamment disponibles pour mener rapidement ce travail à bien. Il est donc important de faciliter au maximum les étapes permettant de disposer d’une lettre de sortie.

Une organisation du travail amenée à évoluer

Depuis 2012, grâce à l’informatisation du dossier des patients, il est possible d’élaborer la lettre de sortie au fur et à mesure du séjour du patient, ce qui permet de gagner du temps. Le processus pour élaborer le document n’a cependant pas encore été complètement modifié. Dans certains services, les médecins assistants attendent encore la sortie du patient pour commencer leur rédaction. Tenir un délai moyen de huit jours demande cependant de travailler en flux continu et de s’appuyer sur les outils informatiques à disposition. Le CHUV doit donc encore améliorer certaines fonctionnalités du dossier patient informatisé, et soutenir sa bonne utilisation par les équipes médicales. Parallèlement, l’organisation du travail sera rendue plus fluide pour éviter les redondances de saisie ou les pertes de temps. Une fois ces tâches menées à bien, la lettre de sortie, moyennant quelques ajustements, sera prête peu de temps après le départ d’un patient.