En 2016, la mise en place d’une plateforme informatisée de réception et de traitement des candidatures a modernisé de manière spectaculaire les processus d’annonce et la gestion des candidatures. Au-delà du gain de temps pour l’institution, qui gère un volume annuel de plus de 30'000 dossiers, cette application assure que tous les candidats sont pris en compte et qu'une réponse leur est envoyée.
La nouvelle plateforme d’E-recrutement a également permis d’accélérer le processus de production des contrats de travail, notamment par la mise en ligne automatique des documents et des données nécessaires à la création du dossier du nouveau collaborateur ou de la nouvelle collaboratrice.
Cette plateforme est désormais hébergée sur un nouveau site web dédié aux carrières au CHUV. Outre la possibilité de déposer un dossier de candidature, ce site offre toutes les informations nécessaires à une personne désirant mieux connaître le CHUV en tant qu’employeur.
Le projet de modernisation du Système d’information des ressources humaines (SIRH) s’est terminé avec succès à fin 2017. La réalisation de cette première étape, qui avait comme objectif le remplacement du moteur de paie, ainsi que la modernisation du socle permettant la gestion des données du personnel, est le préalable à la mise en place d’autres modules qui permettront dans le futur, une automatisation progressive des processus administratifs RH.
Rattachée à la Direction des RH, OrAC est une unité spécialisée dans l'analyse organisationnelle. Se basant sur les méthodologies et les outils de l'amélioration continue, elle offre son expertise dans les démarches d’optimisation des processus métiers, de clarification des rôles et des responsabilités, et d’accroissement de l'efficience. Au cours de 2017, elle a contribué à améliorer l’organisation du travail et des conditions de travail dans différents services, avec pour effet une baisse des heures supplémentaires effectuées, ainsi qu'une baisse de l’absentéisme.
En 2016, la volonté de rapprocher les Ressources humaines du terrain et de déléguer les pouvoirs de décision s’est concrétisée avec la mise en place d’une direction départementale RH au sein du nouveau Département femme-mère-enfant. Dotée d’à peu près les mêmes prérogatives que la direction centrale, celle-ci permet une meilleure prise en charge des questions RH, ainsi qu’une plus grande réactivité. En 2017, ce modèle a poursuivi son déploiement dans d’autres départements. Il sera implémenté dans toute l’institution en 2018.
L’Unité de recherche et développement, créée au sein de la Direction des RH, a pour objectif de réfléchir à des modèles d’organisation qui puissent allier efficience et bien-être du personnel. Deux projets sont en cours de formalisation avec une Haute école d’ingénieur dans le domaine de l’évaluation des performances collectives des collaborateurs et collaboratrices.
L’internalisation et l’élargissement de la palette des prestations se sont poursuivis avec succès en 2017. Plus de 52 assessments ont été réalisés, ainsi qu'une vingtaine de coachings. La possibilité d’un bilan de développement et d’une démarche de cohésion d’équipe est désormais également proposée aux cadres en sus des autres mesures de développement. Un médecin cadre a également rejoint cette équipe afin de prendre en charge certains projets RH médicaux transverses, et de conseiller les services demandeurs en termes de GRH médicale.
L’unité a également apporté son appui à la direction médicale pour l’élaboration du guide des carrières et a renforcé son partenariat avec la Direction des soins. Le programme de management pour cadres de proximité rencontre un vif succès: cinq volées ont eu lieu et 70 cadres ont été formés à fin 2017. Il est prévu d’augmenter le nombre de volées annuelles afin de répondre à la forte demande.
La cérémonie du programme Micro MBA, quant à elle, s’est déroulée en novembre 2017. Elle a réuni les trois premières volées pour un total de 81 participants. Une des forces de ce programme réside dans l’élaboration par groupes de projets pilotes innovants qui ont pour but d'améliorer la prise en charge des patients et patientes, ou d'offrir de nouvelles prestations aux collaboratrices et collaborateurs du CHUV. Le Comité de direction du CHUV définira si certains des 15 projets élaborés, selon leur intérêt et leur degré d’aboutissement, pourraient être étendus à toute l’institution.
Partenaire de premier plan avec les Hautes écoles de santé vaudoises pour la formation pratique de base, la Direction des soins du CHUV est également active dans l’intégration et la rétention dans le marché du travail des jeunes professionnels de la santé.
Afin de faciliter l’accès des infirmières et infirmiers à un premier emploi, les départements du CHUV engagent prioritairement un jeune ou une jeune diplômée HES sur leurs postes vacants, à chaque fois que cela est possible.
A l’aide du nouveau logiciel de recrutement, un dispositif d’envergure a été initié en 2016. Les étudiants finalistes ont été invités à déposer leur dossier de candidature dans le cadre d’une campagne de recrutement qui s’est tenue au printemps. Cette campagne a permis aux recruteurs du CHUV de rencontrer les 205 postulants et de conclure l’engagement de 83 jeunes diplômés.
A défaut d’engagement, chaque candidat a pu recevoir des conseils concernant son entrée dans la vie professionnelle, ainsi que la garantie d’être recontacté lorsqu’un poste correspondant à son profil se libérerait.
A la suite de ce succès, la Direction des soins du CHUV a décidé de renouveler cette expérience en 2017.
| Nombre de départs en EPT | 2015 | 2016 | 2017 |
|---|---|---|---|
| Démissions | 458 | 461 | 502 |
| Echéances de contrat | 305 | 312 | 348 |
| Retraites | 98 | 96 | 119 |
| Renvois et conventions | 47 | 60 | 57 |
| Autre (décès, invalidités, transferts) | 7 | 11 | 14 |
| Total | 914 | 940 | 1040 |
