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Délai d’envoi des lettres de sortie

Lorsqu'un patient sort du CHUV, son médecin traitant doit recevoir au plus vite un document qui décrit en détails sa situation médicale. Sans être encore parvenu à son objectif, le CHUV améliore les délais d'envoi année après année.

Lorsqu’un ou une patient-e sort du CHUV pour rentrer chez elle ou chez lui, ou lorsqu’elle ou il est transféré-e dans un autre établissement de soins, le service qui l’a pris-e en charge communique un résumé de sa situation clinique à son médecin traitant. Le ou la médecin référent-e à l’hôpital élabore une lettre de sortie, soit un document de synthèse qui décrit la situation de la personne soignée, les investigations réalisées, les résultats obtenus et les traitements initiés durant son hospitalisation.

La lettre de sortie permet au médecin traitant de comprendre au mieux le parcours que son ou de sa patient-e a suivi durant son séjour au CHUV. Plus le délai de transmission est court, plus la transition entre l’hôpital et le ou la médecin traitant-e, ou un autre établissement, sera optimale, et plus on évite une rupture potentielle dans la continuité des soins. Cela étant, avant la lettre de sortie, le médecin traitant reçoit généralement un faxmed dans les 48 heures après la sortie de son patient. Ce document ne donne cependant pas tous les détails du séjour.

Le CHUV a fixé le délai idéal de transmission de la lettre de sortie à huit jours au plus tard après que le ou la patient-e a quitté l’hôpital.

Il faut savoir, par ailleurs, que la facturation du séjour s’établit sur la base de la lettre de sortie. Ce document a donc également une grande importance pour le suivi administratif de l’hôpital.

Le CHUV a fixé le délai idéal de transmission de la lettre de sortie à huit jours au plus tard après que le ou la patient-e a quitté l’hôpital. Bien qu’encore difficile à atteindre, cette cible est incontournable.

Délai d’envoi des lettres de sortie

Le taux de lettres de sortie envoyées dans les huit jours après la sortie du ou de la patient-e de l’hôpital n’atteint pas encore l’objectif fixé. De 2013 à 2016, le délai d’envoi moyen est tout de même passé de près de 28 jours à un peu plus de 15 jours. Des efforts doivent encore être fournis, mais cette diminution montre une attention soutenue de la part des différents services cliniques, afin de transmettre la lettre de sortie dans un délai toujours plus court au médecin traitant.

Proportion de lettres envoyées dans les huit jours suivant la sortie

Nombre de séjours (éligibles) sortis

Délai moyen de production de la lettre

Une démarche de simplification et de renforcement du travail d’équipe

Le délai d’envoi des lettres de sortie - Focus

Personnes de référence :
Prof. Patrice Jichlinski, chef du Service d’urologie.
Gerit Kulik, direction médicale.

En neuf mois, le Service d’urologie du Professeur Jichlinski a diminué de moitié le délai d’envoi de ses lettres de sortie. Description de la méthode.

Comment une lettre de sortie s’élabore-t-elle au CHUV ?

Contrairement à ce que peut laisser entendre sa dénomination, la lettre de sortie est un document parfois volumineux, et qui comprend plusieurs parties. Certaines sections peuvent se rédiger rapidement, d’autres se révéler plus complexes en fonction de la prise en charge du ou de la patient-e.

Le premier auteur d’une lettre de sortie est le ou la médecin assistant-e, qui a suivi le ou la patient-e pendant son séjour. Son travail de synthèse et de documentation est ensuite supervisé par un-e cheffe de clinique ou un-e médecin cadre, qui doit éventuellement procéder à des corrections ; ensuite, dans certaines situations, le ou la cheffe du service signe l’ensemble du dossier. Au travail de ces différents intervenantes et intervenants s’ajoute celui du secrétariat, qui retranscrit et met en page la lettre de sortie et effectue les corrections nécessaires. Ce processus demande du temps, afin d’éviter toute erreur.

Chacune de ces étapes représente un goulet d’étranglement potentiel. Les médecins assistant-e-s, de même que leurs supérieurs occupés par les activités cliniques, peuvent ne pas être suffisamment disponibles pour mener ces tâches en obéissant au délai des directives hospitalières. Il est donc important de faciliter et d’anticiper au maximum les étapes d’élaboration d’une lettre de sortie.

Comment le Service d’urologie a-t-il diminué le délai d’envoi de ses lettres de sortie ?

Début 2015, les lettres de sortie du Service d’urologie du CHUV parvenaient aux médecins traitants 24 jours, en moyenne, après la sortie des patient-e-s. Or, pour la bonne information du ou de la médecin en charge du suivi du patient-e, de même que pour des raisons administratives internes, ce délai ne devrait pas dépasser huit jours.

Auparavant, les médecins assistant-e-s du Service d’urologie commençaient la rédaction des lettres de sortie après le départ du ou de la patient-e. Ils avaient alors besoin de temps pour retrouver les informations qui concernaient son séjour. Par ailleurs, la vérification du contenu de la lettre par un-e médecin senior n’intervenait qu’une fois le document entièrement rédigé.

Avec l’appui de la direction médicale, le professeur Jichlinski a mandaté Madame Gerit Kulik, conseillère en gestion opérationnelle, afin d’analyser le processus d’élaboration des lettres de sortie dans le service d’urologie. Le travail de Madame Kulik a consisté à disséquer chaque étape d’élaboration de ces documents (dictée, saisie, correction, impression, etc.). En collaboration avec les médecins et les secrétaires, elle a ensuite dégagé des pistes qui permettent de réduire les délais.

Les médecins assistant-e-s ont été encouragé-e-s à commencer leur lettre de sortie dès l’arrivée d’un-e patient-e. Ils complètent ensuite le document tout au long de son séjour. Ils y inscrivent progressivement les éventuels problèmes cliniques rencontrés, ainsi que les prestations du service. Pour faciliter le travail des médecins assistant-es, la Direction des systèmes d’information a mis en place en 2016 un formulaire de saisie adapté au service d’urologie, et compatible avec le dossier patient informatisé SOARIAN, utilisé dans tous les services du CHUV.

A la fin de l’année 2016, le délai d’envoi des lettres de sortie du Service d’urologie n’était plus que de 12 jours.

A la fin de l’année 2016, le délai d’envoi des lettres de sortie du Service d’urologie n’était plus que de 12 jours. La nouvelle méthode a permis de réduire le délai moyen, mais également l’écart entre les délais les plus courts et les plus longs. Si un-e acteur-trice de la chaîne, telle que la secrétaire médicale, est absent-e quelques jours, il est possible que la situation se détériore, mais les médecins et médecins assistant-e-s s’approprient la nouvelle procédure et l’améliorent d’eux-mêmes. Il arrive maintenant que leurs lettres de sortie soient envoyées aux médecins traitant-e-s dix jours après la sortie d’un patient. On peut aussi souligner que le contenu de l’information s’est amélioré. Par ailleurs, au moment de la sortie d'un-e patient-e, le service transmet désormais de façon automatique un faxmed en main propre - ce document contient une information initiale destinée au médecin traitant.

La méthode mise en place au Service d’urologie peut-elle être étendue aux autres services du CHUV ?

Très réactive, évaluée tous les mois, la méthode mise en place par le Service d’urologie paraît suffisamment robuste pour être étendue à d’autres secteurs de l’hôpital. Son efficacité vient notamment du renforcement de la collaboration entre médecins assistants, secrétaires médicales et chef-fe-s de clinique. Si chacun tient ses délais propres et travaille régulièrement avec les autres, le délai d’envoi des lettres de sortie peut approcher son idéal de huit jours d’au plus près.