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Communiquer pour mieux partager

Le CHUV, en partenariat avec l'UNIL, était présent à la seconde édition du salon Planète Santé Live, du 24 au 27 novembre 2016. Plus de 70 professionnels (médecins, soignants, doctorants, etc.) se sont relayés pour présenter aux 29'000 visiteurs du salon les enjeux du « quantified self » et des appareils connectés. Intitulé « Le corps, cette machine à données », le stand présentait, d’une part, des méthodes cliniques (monitoring et évaluation de la douleur) et, de l’autre, certains objets vendus dans le commerce (bracelets, balances connectées) et des projets utilisés ou développés par des spécialistes (vélos, applications mobiles).

Réseaux sociaux

Ouverte le 30 juin 2016, la page Facebook du CHUV est actuellement suivie par près de 1200 personnes. Cette visibilité rejoint les autres comptes déjà actifs de l’institution : Google+, Instagram, Twitter, YouTube et surtout LinkedIn avec plus de 12'000 comptes abonnés.

Partage d’articles du magazine institutionnel In Vivo ou d’interventions des collaboratrices et collaborateurs de l’hôpital dans les médias, actualités, images insolites ou encore annonce d’événements : la ligne éditoriale est menée par le Service de communication avec des rythmes différents (en moyenne 4-5 publications par jour sur Twitter, deux ou trois par semaine sur Facebook) et adaptés aux différents publics (grand public sur Facebook, professionnels sur LinkedIn).

Avec plus de 40'000 vues, la publication ayant rencontré le plus de succès est une vidéo de présentation des différents projets menés par le CHUV, l’UNIL et l’EPFL dans le domaine de l’oncologie.

Les trois comptes les plus suivis

  • Twitter : 1350
  • Facebook : 1150
  • LinkedIn : 12’600

TRIBU : convivialité et personnalisation

Remis au goût du jour en 2013, l’intranet du CHUV, aussi appelé TRIBU, compte plus de 2 millions de visites par année, autant de recherches de mots-clés, 200’000 téléchargements et plus de 9 millions de pages visitées.

Afin de réunir l’information sur une plateforme unique, les contenus de 22 sites intranet et de 13 mini-sites ont été transférés en 2016 sur TRIBU. Ce décloisonnement a permis de gagner en référencement en améliorant l’accessibilité des pages. Pour conserver les spécificités de chaque département et service, des « communautés » ont été créées. Le concept de communautés permet de personnaliser l’affichage de l’intranet en fonction du profil de l’utilisateur. Celui-ci est « reconnu » au moment où il s’authentifie ; TRIBU lui propose alors automatiquement des contenus ciblés et intéressants pour lui.

Dans un souci de guider au maximum les utilisateurs dans ces nouveautés, une série de 28 tutoriels, en partie vidéo, ont été mis en place pour expliquer le fonctionnement du moteur de recherche et aider à la publication de contenus. Des ateliers de formation sont également proposés une fois par mois à tous les collaborateurs et collaboratrices du CHUV.

Enfin, en 2016, l’équipe TRIBU a répondu, dans les 24 heures, à près de 216 utilisateurs qui s’étaient adressés à elle via le bouton « je ne trouve pas ».

Le Chuvien, le nouveau journal de l’hôpital

En 2016, le CHUV a accentué sa communication interne en se dotant d’un nouveau journal, Le Chuvien. Ce magazine s’inscrit dans le même état d’esprit que TRIBU, le nouvel intranet : orienté vers le collaboratif et la transparence, il vise à décloisonner et à améliorer la transmission de l’information.

Le Chuvien souhaite contribuer au développement d’un sentiment d’appartenance, ainsi qu’à l’amélioration de la satisfaction des membres du personnel, deux objectifs inscrits dans le plan stratégique de l’hôpital.

Le journal donne la parole à tous les membres du personnel, qui peuvent s’y exprimer directement ou proposer des sujets. Rassembleur, il propose des reportages sur des bureaux éloignés ou met en avant les réseaux de collaborations au sein et hors de l’hôpital. C’est aussi une publication au format original, un leporello, ludique et chaleureux, dans lequel on trouve des portraits, des parcours de vie ou de la BD.

Afin d’atteindre l’ensemble du personnel, le support papier a été privilégié.

Un millier de collaborateurs ne consultent pas leur mail CHUV ou n’ont pas accès à un ordinateur sur leur lieu de travail. Afin d’atteindre l’ensemble du personnel, le support papier a donc été privilégié. Neuf fois par an, Le Chuvien est distribué à domicile, via le bulletin de salaire.

Le journal est réalisé par le Service de communication du CHUV en collaboration avec le Service d’appui multimédia et l’agence LargeNetwork, qui édite également le magazine In Vivo. Il est soutenu par un comité éditorial représentant les principales directions de l’hôpital. Cette nouvelle formule sera évaluée au printemps 2017. Une proposition de pérennisation sera ensuite soumise à la Direction générale.

Magazine In Vivo

Les trois numéros du magazine In Vivo sortis en 2016 ont été l’occasion de nombreuses nouveautés, fruits d’un partenariat financier et rédactionnel avec l’EPFL (numéro spécial sorti en été) et la FBM (création de trois nouvelles rubriques donnant une plus grande visibilité à la recherche fondamentale et à la biologie).

​Le magazine continue à rencontrer un vif succès : il a ainsi franchi la barre des mille abonnés payants.

Le magazine continue à rencontrer un vif succès : il a ainsi franchi la barre des mille abonnés payants. L’abonnement coûte 20 francs pour deux ans, l’argent couvrant les frais d’expédition. Pour rappel, le magazine est tiré à 20'000 exemplaires, dont 2000 en anglais, et est distribué gratuitement sur la Cité hospitalière ainsi qu’auprès des institutions partenaires, des médecins membres de la Société vaudoise de médecine, à environ 2000 entreprises medtech et biotech ou encore aux ambassades scientifiques Swissnex autour du globe.

In Vivo possède également un site web et une visibilité sur les réseaux sociaux, via Facebook, Twitter, Google+, Instagram ou ISSUU.

Écrans dynamiques

L’affichage dynamique est un moyen souple et efficace pour diffuser de l’information auprès d’un public spécifique. Contrairement au papier, cette technologie permet des mises à jour rapides et aussi nombreuses qu’on le souhaite.

Le Service de communication supervise l’installation et l’utilisation des écrans dynamiques dans la Cité hospitalière. Les attentes sont discutées avec les services au moment de la commande ; le lien est ensuite fait avec l’entreprise qui fournit le logiciel, un système sur mesure s’adaptant aux besoins exprimés.

L’écran peut ainsi diffuser des annonces, des images ou des films.

Ecrans d'information pour les salles d'attente

En 2016, deux grands écrans ont notamment été installés dans la salle d’attente des urgences. Ils diffusent en continu des informations pratiques et institutionnelles spécialement destinées aux patients et aux visiteurs. À cette occasion, le Service d’appui multimédia a défini un univers graphique, qui pourra ensuite être appliqué à l’ensemble des écrans dynamiques de l’institution.