La maladie rend vulnérable et très dépendant de l’organisation des soins. Afin d’assurer la continuité de la prise en charge, les équipes cliniques du CHUV ont pour tâche d’établir un échange d’informations régulier entre toutes les personnes qui soignent une patiente ou un patient, y compris la ou le médecin de famille et le centre de soins à domicile.
Mise en ligne en septembre 2021, la plateforme internet medCHUV (med.chuv.ch) permet aux médecins installé·e·s de naviguer dans un catalogue de consultations disponibles au CHUV, de renseigner les informations nécessaires à l’ouverture d’un dossier, puis d’adresser une demande de prise en charge de leur patiente ou patient avec l’assurance que la requête sera traitée le plus rapidement possible. Il est aussi possible de demander seulement un avis médical. Ce chapitre comprend un «FOCUS» sur ce nouvel outil.
Grâce à la plateforme medCHUV, les médecins traitant·e·s peuvent désormais adresser leurs requêtes à l’hôpital de façon simple. Il s’agit d’une ouverture indispensable de l’institution vers ses partenaires.
Vous êtes médecin de cabinet et votre patiente ou patient doit être hospitalisé·e au CHUV. Comment faites-vous? Jusqu’en 2021, vous aviez essentiellement trois outils à disposition: le courrier électronique, le téléphone et le téléfax. Mais requérir un séjour ou une intervention dans une institution hospitalière impose de réunir une série d’informations indispensables pour ouvrir un dossier. Et puis, comment être sûr qu’on adresse son message au bon service et à la bonne personne? Comment savoir si la demande a été traitée? S’il faut prendre son téléphone, envoyer un e-mail ou envoyer un fax chaque fois que l’on souhaite poser une question, c’est particulièrement laborieux... Et tout autant fastidieux pour les services du CHUV qui reçoivent les demandes que pour la ou le médecin traitant·e qui cherche des réponses.
Afin de simplifier le travail des médecins indépendant·e·s, le CHUV a lancé une plateforme internet qui leur est spécifiquement destinée. Mise en ligne en septembre 2021, medCHUV (med.chuv.ch) permet de naviguer dans un catalogue de consultations disponibles à l’hôpital, de donner les informations nécessaires à l’ouverture d’un dossier, puis d’adresser une demande avec l’assurance que la requête sera traitée le plus rapidement possible. Ensuite, une fois que la patiente ou le patient est entré·e à l’hôpital ou simplement revenu·e de sa consultation, son dossier reste accessible à distance, y compris les documents produits par les équipes soignantes du CHUV. Enfin, si la ou le médecin aimerait obtenir une aide à la décision avant de formuler une demande de séjour, elle ou il peut également obtenir l’avis d’une ou un spécialiste de l’hôpital en passant par la plateforme.
Le CHUV abritant plus de 400 consultations différentes en ses murs (un nombre en constante augmentation), construire le catalogue de ses prestations cliniques a demandé un effort considérable à l’ensemble des services concernés. Beaucoup rassemblent des dizaines de consultations possibles et un secrétariat nombreux qui épaule un groupe de médecins. Une spécialité médicale peut par ailleurs se décliner en sous-spécialités qui ne sont pas toujours définies de façon explicite. Chaque service a mis en mots la totalité de son activité, créé des catégories, organisé les prestations en un ensemble cohérent. Titanesque, ce processus de formulation a nécessité deux ans de travail afin d’aboutir à un catalogue clair, complet et facilement accessible.
Il ne suffit cependant pas que les cabinets de ville puissent envoyer leurs demandes au bon endroit et aux bonnes personnes. Encore faut-il que les services du CHUV utilisent eux aussi les bons instruments pour traiter rapidement les requêtes. Les secrétariats de l’hôpital utilisent déjà un programme nommé Medex pour la gestion quotidienne de leur service. Ils disposent désormais d’un logiciel supplémentaire intitulé Medin. Intégrée au premier, cette interface récolte spécifiquement les demandes des médecins extérieur·e·s à l’hôpital.
Mettre en place de tels outils numériques a par ailleurs demandé de prêter une attention particulière à la sécurité des données. Il est aujourd’hui courant que le CHUV, comme la plupart des grands hôpitaux dans le monde, fasse l’objet d’attaques informatiques. Pour éviter tout cambriolage numérique, les documents transmis via medCHUV par les cabinets médicaux ne stationnent pas sur la plateforme. Cette dernière joue seulement le rôle d’un centre de transit. Une fois réceptionnées par les secrétariats, toutes les données qui concernent les patientes et les patients sont transférées dans l’espace de gestion informatique centralisé Soarian, où se trouvent toutes les informations cliniques du CHUV et dont la protection fait l’objet de mesures extrêmement fortes. La sécurité informatique a d’ailleurs fait l’objet d’échanges très réguliers entre les personnes chargées de mener le projet medCHUV et la Commission de confidentialité, l’instance chargée de veiller à cette question au sein de l’hôpital.
Pendant ses premiers mois d’utilisation, medCHUV a connu une fréquentation toujours croissante de la part des cabinets médicaux. Leurs retours montrent que l’ensemble des médecins traitant·e·s apprécient beaucoup ce nouvel outil. Cette première période d’activité a cependant permis de soulever plusieurs questions. Le service en ligne a en effet été conçu pour que les médecins soient les seul·e·s à y accéder. Elles et ils utilisent les mêmes données d’identification que pour accéder à leur compte de la Société vaudoise de médecine (SVM) ou Health Info Net (HIN). La procédure suit aussi les règles de la double authentification, qui passe par un téléphone portable – et qui est donc très personnelle. Mais les secrétaires médicales, qui se chargent en général des formalités administratives, ne devraient-elles pas aussi accéder à medCHUV? Souvent évoquée parmi les appréciations des médecins, l’idée de cette délégation a rapidement fait l’objet d’une réflexion au sein de la Direction du CHUV. Une nouvelle version de la plateforme devrait ouvrir cette possibilité dès la mi-2022. Précisons tout de même que le recours à medCHUV, aussi conseillé et avantageux soit-il, n’est pas une obligation pour les cabinets médicaux. Le CHUV demeure atteignable par les moyens traditionnels.
