La première étape pour gérer les incidents est d’en avoir connaissance. Il est donc essentiel de promouvoir une culture de déclaration d’incidents. Depuis 2012, le CHUV a mis en place des outils à cet effet.

Avec le RECI, recueillir les incidents pour éviter leur répétition

Fruit d’une politique institutionnelle, le recueil des événements critiques et indésirables (RECI) consiste à admettre que des incidents, tels que des problèmes lors de gestes opératoires ou des erreurs de dosage ou d’administration de médicaments, peuvent se produire au sein d’un hôpital. En conséquence, il est nécessaire de signaler ces incidents afin d’éviter qu’ils ne se reproduisent. La mise en œuvre du RECI s’appuie sur un outil informatique qui permet de répertorier les incidents, de même que les quasi-incidents, soit des problèmes évités de justesse et dont le signalement peut être utile à leur prévention.

Comment le RECI est-il organisé au CHUV?

Toute personne qui travaille dans un département du CHUV peut signaler un incident, qu’elle ait été impliquée ou non. Le signalement s’effectue à l’aide d’un formulaire et peut rester anonyme. Le document est transmis à la personne responsable de la coordination RECI au sein du service ou du département concerné. L’incident est ensuite analysé par une équipe de spécialistes du RECI, afin d’en comprendre toutes les causes et de proposer la mise en œuvre de mesures qui éviteront que l’événement se reproduise.

Quelles sont les conditions de réussite d’un tel outil?

Partager un incident dont on est soi-même l’auteur·e n’est pas facile, pas plus que de signaler un problème dont on a été témoin. La pratique du RECI exige qu’une personne qui signale un incident soit certaine de ne pas subir de conséquences négatives. Sauf en cas d’acte intentionnel ou de négligence grave, le RECI implique un principe de non-punition. Au CHUV, l’auteur·e d’un incident, de même que la personne qui l’a signalé, sont assuré·e·s du soutien de l’institution dans leur démarche. Ce principe est indispensable au développement d’une culture du signalement; il se fonde sur la conviction qu’un incident n’est pas seulement le résultat d’une responsabilité individuelle, mais d’un environnement collectif dont il faut mettre à jour les mécanismes par une analyse systémique. Pour cette raison, le signalement d’un incident peut aussi être anonyme.

Par ailleurs, les personnes qui signalent un incident doivent avoir la garantie de recevoir un retour d’information sur les mesures prises pour améliorer la situation et prévenir de nouveaux incidents. L’absence de retour constitue un frein à la dynamique du RECI.

Un besoin d’évolution après sept ans de recueil d’incidents

Depuis la mise en place des outils de RECI en 2012, le nombre de signalements d’événements indésirables effectués a été important. Cependant, depuis ce déploiement institutionnel, plusieurs problématiques liées au signalement des événements indésirables, de même qu’à leur gestion, ont émergé.

Dans l’espoir de résoudre ces problèmes dans la mesure du possible, le système RECI a été réorganisé. L’outil informatique RECI a également été complètement repensé et développé. Durant le mois de juin 2019, sa nouvelle version a été déployée. Encore en phase de rodage et donc susceptible de recevoir des ajustements nécessaires, le nouvel outil RECI comprend les principaux changements et nouveautés suivantes:

1) Ergonomie et navigation: le signalement est plus rapide avec un seul formulaire simplifié pour tous types d’événements.

2) Périmètre: l’outil RECI a été recentré sur le traitement des événements indésirables de type clinique. Les autres catégories d’événements, par exemple les questions de ressources humaines ou les vols, sont traitées hors du RECI.

3) Objectif: le RECI a été repensé comme un outil de gestion des incidents en vue de l’amélioration continue. Par conséquent, les incidents avec dommage à la patiente ou au patient (IDP), s’ils impliquent des aspects de responsabilité juridique, sont désormais traités en dehors du RECI par l’Unité des affaires juridiques.

4) Feedback à la signalante ou au signalant: pour la pérennisation des systèmes d’annonce volontaire, le retour d’informations aux personnes qui ont signalé un événement est un point important. Dans le cadre de la procédure de clôture des signalements de l’outil RECI, ce retour est devenu obligatoire.

Parallèlement à la mise en place du nouvel outil RECI, l’organisation pour le suivi des événements indésirables a été revue. Il est désormais obligatoire de déclarer un incident qui implique une conséquence négative pour la patiente ou le patient et qui ne peut pas être corrigé immédiatement. Cet incident est suivi très étroitement par la Direction du CHUV et un plan de mesures sera établi avec elle. Pour les incidents n’ayant pas généré de dommage pour la patiente ou le patient mais qui permettraient d’identifier un risque pour la sécurité des soins, il est recommandé de les déclarer afin de les analyser et de définir des mesures d’amélioration. Pour toutes les situations, il est demandé que désormais les directions des services et les départements s’impliquent de façon directe lors de la validation des analyses, de l’élaboration des actions et de leur suivi.

En cours de développement dans les services cliniques, de nouveaux dispositifs permettront de mieux intégrer dans la gouvernance les problématiques liées à la qualité et à la sécurité des soins.