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Développer les systèmes informatiques

Pour mener à bien sa mission, la Direction des systèmes d’information (DSI) doit sans cesse adapter la structure dont elle a la charge afin de répondre aux besoins d’une institution en perpétuelle mutation. Ces adaptations s’inscrivent dans une démarche cohérente, en lien avec la stratégie du CHUV, tout en assurant la continuité des prestations existantes.

Dossier patient informatisé

A la fin de l’année 2015, le projet DOPHIN (mise en place du dossier patient informatisé Soarian) est arrivé à son terme en atteignant tous les objectifs qui avaient été fixés dans la Proposition au Conseil d’Etat de 2009. Au cours de ce projet, les fonctionnalités suivantes ont été développées et mises en service :

  • portail d’accès pour l’hospitalisation et l’ambulatoire,
  • portails d’accès aux résultats (laboratoires, radiologie, archive médicale, etc.),
  • système de documentation clinique,
  • système de planification des soins,
  • système de prescription électronique incluant les examens de laboratoire et radiologiques, les consultations internes et les médicaments.

A fin 2015, le dossier patient Soarian était utilisé quotidiennement par plus de 2500 utilisatrices et utilisateurs.

A fin 2015, le dossier patient Soarian était utilisé quotidiennement par plus de 2500 utilisatrices et utilisateurs. Les déploiements des portails d’accès, de la documentation clinique et du dossier de soins sont désormais pratiquement achevés. Ce sont ainsi plus de 500’000 formulaires cliniques qui sont documentés chaque mois.

En 2015, le déploiement de la prescription électronique a concerné les cytostatiques avec un projet pilote dans le Département d’oncologie. Les prescriptions électroniques seront généralisées à l’ensemble du CHUV en 2016 et 2017.

Projet MedEx : la porte du CHUV vers le e-Health

La continuité et la coordination des soins sont aujourd’hui prioritaires pour la politique sanitaire du canton de Vaud. Cette vision demande une collaboration renforcée entre tous les partenaires des domaines sanitaires, sociaux et médico-sociaux grâce en particulier aux échanges électroniques de données (le e-Health).

Dans ce contexte, il est crucial que le CHUV puisse envoyer et recevoir le plus facilement possible les données cliniques de ses patientes et patients, et ce, de manière informatisée.

Le CHUV a décidé de se doter d’un outil qui simplifie au maximum le processus d’envoi des documents.

Actuellement, le degré de connexion électronique des partenaires du CHUV est très variable : certains sont déjà connectés à la plateforme e-Health du canton, d’autres peuvent échanger des courriers électroniques sécurisés, d’autres enfin ne disposent que d’un fax. Cette hétérogénéité induit des risques d’erreurs et complique le travail des personnes chargées d’envoyer les documents cliniques (lettre de sortie, protocoles opératoires, rapports d’examen). Le CHUV a décidé de se doter d’un outil qui simplifie au maximum le processus d’envoi des documents.

Le système MedEx est un « étage de sortie intelligent » qui connaît les coordonnées de tous les partenaires ainsi que leur mode de connexion : les secrétariats médicaux peuvent ainsi envoyer de manière transparente, efficace et sécurisée les documents de sortie émis par le CHUV. Ce nouveau système permet en outre un gain de temps substantiel.

Fin 2015, plus de 80% des documents de sortie émis par le CHUV étaient déjà envoyés de manière électronique grâce à MedEx. Le 100% sera atteint à la fin du premier trimestre 2016.

Focus sur l’équipe des analystes métier

Depuis 2013, une équipe d’analystes dits « métier » est venue compléter les prestations de gestion de projet de la DSI. L’analyste métier est chargé de conduire le dialogue entre l’hôpital (médecins, soignants, spécialistes, etc.) et les informaticiens. C'est aussi un « bâtisseur de ponts » qui doit concilier des intérêts initiaux parfois divergents au profit d'un outil servant les besoins de tous.

L’analyste est un « bâtisseur de ponts » qui doit concilier des intérêts initiaux parfois divergents au profit d'un outil servant les besoins de tous.

La démarche d’analyse métier comprend usuellement trois étapes :

  1. L’analyste commence d’abord par comprendre au mieux la problématique : comment travaille le professionnel de la santé aujourd’hui ? Quels sont ses objectifs ? Avec quelles contraintes ? Avec quels outils ? Ordinateur ou papier ?
  2. Ensuite, il se focalise sur l’utilisation future et les possibilités d’amélioration : comment l’informatisation peut-elle aider le professionnel dans son travail ? Comment s’intègre-t-elle au mieux dans les processus ? Quels gains en attendre ? Cette étape est cruciale car il faut tenir compte non seulement des besoins, mais aussi des contraintes et des limitations de l’outil informatique.
  3. Finalement, la troisième étape permet d’énoncer les exigences quant à une solution « idéale » et de les traduire dans un langage technique destiné aux informaticiens.

En 2014 et 2015, l’équipe des analystes métier a mené à bien des travaux sur des sujets aussi variés que le dossier patient informatisé Soarian, le futur du système de gestion hospitalière AXYA, la gestion budgétaire, la gestion de la téléphonie ou l’annuaire interne du CHUV.

L’objectif de cette nouvelle prestation est d’augmenter l’apport de l’informatique pour ses utilisatrices et utilisateurs, et par là même d’augmenter la valeur du travail des collaboratrices et collaborateurs du CHUV.